Не може да се отрече, че телекомуникацията и дистанционната работа, се превръщат в реалните работни места на 21ви век. Според ново проучване на Gallup poll, 37% от всички американски работници са използвали телекомуникацията, като метод в работата си. През 1995г. този процент е едва 9. От 95та година насам тенденцията се запазва и дори се увеличава и към днешна дата хора по целият свят избират и употребяват телекомуникационните услуги в работата си. За традиционните фирми обаче, които нямат опция за дистанционна работа за своите служители, тази промяна се оказва драматична.
За щастие, стотици фирми, които използват „отдалечения” метод на работа, започнаха да споделят опита си. Така много от традиционните фирми могат да научат повече за методите на „отдалечена” работа и да преценят дали са подходящи за тях и служителите им.
Базирани на интервюта с 61 „отдалечени” фирми, се открояват 5 основни урока, от които традиционните фирми могат да придобият представа за дистанционната работа и да разберат, какви са нейните предимства.
Урок 1: Колкото по-голяма свобода има някой, толкова по-отговорен се чувства.
Свободата и отговорността вървят ръка за ръка в „отдалечените” фирми. Тези две ключови понятия са в помощ на фирмите, защото служителите им остават фокусирани в работата и задачите си и имат свободата да ги вършат по начин, който ги кара да не се чувстват задължени, но ефективността им се запазва на високо равнище.
„Свободата, която „отдалечените” фирми предлагат, помага на хората да разберат, колко важна е тяхната работа. Те се чувстват удовлетворени, че са свършили задачите си за деня, но под свой собствен контрол”, коментират специалисти. Когато обаче този избор и контрол над действията не съществува, служителите губят желанието си за работа, защото не се чувстват ефективни и им липсва чувството за отговорност, което дистанционната работа осигурява.
Урок 2: Динамичната комуникацията е ключът към продуктивен екип.
Всички дистанционни компанни са на едно мнение: комуникацията е цар! Вместо планираните срещи и ненужни конференции, обаче, служителите в дистанционните компании поддържат връзка по между си през целия ден, но само, когато се налага. Това помага на служителите да бъдат по-ефективни и съсредоточени, а успоредно с това и информирани за работата на своите колеги.
Основателят на Greenback Expat Tax Services казва: „Ние не задаваме правила за комуникация в екипа, разчитаме на съвместния подход за изпълнението на целите в компанията. Рядкост е членовете на екипа да работят сами по даден проект, така че комуникацията е задължителна. Нашите служители разчитат толкова силно един на друг, че да се посочват условия за комуникация е напълно излишно.”
Урок 3: Обратната връзка с клиента, трябва да се случва повече от веднъж годишно.
Дистанционните фирми са по- склонни да осигуряват постоянна обратна връзка с клиента, за разлика от традиционните фирми, където се запазва формалността за обратна връзка и събиране на мнения само веднъж годишно. В много от дистанционните фирми обратната връзка се прави на всяко тримесечие, като се разглеждат и оценяват лични и фирмени проекти.
„Този процес, не само помага на служителите да останат на върха, но и помага да получат отзиви и мнения, както от колегите си, така и от клиентите на фирмата, което ги прави по-продуктивни и целеустремени.” – коментира Каран Арора, главен изпълнителен директор на Taksa.
Урок 4: Съвместяване на работа и личен живот
В 21ви век, когато работата в офис е все по-често срещана, за съжаление, остава схващането, че човек трябва да изкара 8 задължителни часа зад бюрото си, което според началниците, увеличава ефективността и концентрацията на служителите им. Няколко проучвания, обаче, показват, че това не е точно така, дори напротив. Проучванията показват, че повратната точка в отношения отработени часове-производителност е 49 часа. Всеки час над това време допринася за намаляване на производителността на служителя. Друг анализ установява, че по- ефективните работници, са тези, които прекарват по-малко време в офиса.
Дистанционните фирми помагат за балансирането между работата и личния живот, като така допринасят още към свободата на служителите си. Уес Уорд, вицепрезидент на Five Q обобщава: „Ние искаме служителите ни да са щастливи и доволни, това от своя страна ги прави концентрирани и ефективни. Нашето желание е, когато всеки от служителите ни си тръне от работа, да се прибере при едно щастливо и сплотено семейство, а това може да се постигне, само чрез повече лично време. Понякога дори в офиса си организираме игри и правим забавни неща, за да се сплоти екипа и да се наблегне на приятелската атмосфера.”
Урок 5: Промяната може да бъде много добро нещо
Дистанционните компании практикуват редовна промяна, която според тях е положителна сила в една организация. „Екипите ни еволюират с течение на времето. Ние сме отворени към експериментите, защото искаме в структурите ни да има възможно най-малко бюрокрация и йерархия.” казва маркетинговият мениджър на Automattic, Сара Росо. Според тях инструментите и навиците, които работят ефективно при 80 души, може да не проработят при екип от 300 души.
Като цяло „отдалечените” фирми набират скорост в бизнес формирането, но работата в офис, на пълен работен ден, все още е на почит. Идеи, като доверие, свобода, независимост и самоконтрол, постоянно увеличават популярността на дистанционната дейност и прогнозите сочат, че до 2030г. вече около 20% от хората в трудоспособна възраст ще бъдат привлечени именно към нея.
